مرور کلی: سیاست افشای تخلفات با هدف ترویج رفتار اخلاقی، رعایت قوانین، و شفافیت در گروه سامانا تنظیم شده است. این سیاست کارکنان را تشویق می‌کند تا در صورت مشاهده فعالیت‌های مجرمانه، خطرات ایمنی و سلامت، سوء رفتار یا پنهان‌کاری، موضوع را گزارش دهند. گزارش‌ها ابتدا باید به مدیر مستقیم یا رئیس منابع انسانی ارائه شوند و محرمانه بودن اطلاعات کاملاً تضمین می‌شود.

اهداف این سیاست:

1. حفظ بالاترین استانداردهای اخلاقی و رفتاری در تجارت
2. رعایت قوانین و مقررات
3. ایجاد ارتباطات شفاف
4. ایجاد فضای امن برای ابراز نگرانی
5. تشویق به گزارش تخلفات احتمالی
6. ارائه راهنمایی برای بیان این نگرانی‌ها

موارد قابل گزارش:

کارکنان، فروشندگان و شرکای تجاری تشویق می‌شوند نگرانی‌های خود را در خصوص موارد زیر گزارش دهند (این مکانیسم نباید برای شکایات شخصی استفاده شود):

1. تقلب یا سرقت منابع سامانا
2. استفاده نامناسب یا خرج کردن نادرست وجوه سامانا
3. نقض سیاست‌های سامانا که منجر به سوءاستفاده از اختیارات می‌شود
4. سوء رفتار رسمی، تضاد منافع، پیشنهاد یا پذیرش رشوه، شکایات پیمانکاران / فروشندگان درباره تخلف یا رشوه
5. جعل اسناد رسمی یا رفتار غیر اخلاقی
6. تهدید به امنیت یا سلامت کارکنان یا هرگونه اقدامی که به محیط زیست آسیب برساند

نحوه گزارش نگرانی‌های افشای تخلف:

می‌توانید گزارش‌های خود را از طریق روش‌های زیر به‌صورت ناشناس ارسال نمایید:

1. وب‌سایت: گزارش ناشناس از طریق وب‌سایت
2. ایمیل: ارسال ایمیل ناشناس به: whistleblower@samana-group.com
3. تلفن رایگان: 0097145595280 (در دسترس ۲۴/۷)
4. پست پیک به دپارتمان حسابرسی و تضمین:
5. دفتر مرکزی - طبقه چهارم، ساختمان ۷، بی اسکوئر، بیزینس بی، دبی، امارات متحده عربی

محرمانگی:

سامانا متعهد به حفظ هویت افشاکنندگان و محرمانگی کامل گزارش‌هاست.

افشاکنندگان باید جزئیات نگرانی خود را نیز محرمانه نگه دارند تا یکپارچگی تحقیقات حفظ شود.

خط ویژه سامانا برای سیاست افشاگران - پرسش و پاسخ

هدف از راه‌اندازی خط ویژه چیست؟

خط ویژه به شما این امکان را می‌دهد که هرگونه تقلب یا سوء‌استفاده احتمالی را به صورت ناشناس برای بررسی مستقل گزارش دهید.

هنگام استفاده از خط ویژه، هویت من چگونه محافظت می‌شود؟

شما ملزم به ارائه هیچ‌گونه اطلاعات شخصی درباره خود نیستید. خطوط تلفن ما فاقد شناسه تماس‌گیرنده هستند و ایمیل‌ها از طریق وب‌سایت ما به‌صورت ناشناس ارسال می‌شوند.

چه کسی مدیریت خط ویژه را بر عهده دارد؟

این خط توسط بخش حسابرسی و تضمین کیفیت اداره می‌شود. این بخش اطلاعات را بررسی کرده و در صورت لزوم تحقیقات را انجام می‌دهد. در صورت نیاز، موضوع به مراجع ذی‌صلاح ارجاع داده می‌شود.

چرا باید با خط ویژه تماس بگیرید؟

وقتی در شرکت ما تقلب، اتلاف منابع یا سوء‌استفاده رخ دهد، همه آسیب می‌بینیم؛ از جمله کارکنان، تأمین‌کنندگان و شرکای ما.

چه زمانی باید یک مورد یا اطلاعات (گزارش) را اعلام کرد؟

گزارش باید در سریع‌ترین زمان ممکن ارائه شود. به خاطر داشته باشید که هرچه فاصله زمانی بین وقوع حادثه و گزارش بیشتر شود، بررسی آن دشوارتر خواهد بود.

چه اطلاعاتی را باید در گزارش ارائه کنم؟

هرچه اطلاعات دقیق‌تری ارائه دهید، تحقیق مؤثرتر خواهد بود. موارد زیر باید در گزارش ذکر شود:

1. شرح کامل حادثه
2. نام بخش، واحد یا شخص/اشخاص دخیل
3. شناسایی هرگونه مدرک و محل نگهداری آن
4. تاریخ، زمان، نام‌ها و مکان وقوع

چه چیزهایی را باید گزارش کرد و چه چیزهایی را نباید گزارش کرد؟

شکایات عمومی، پیشنهادات یا مسائل پرسنلی را گزارش نکنید. فقط موارد مهم تقلب، اتلاف منابع یا سوء‌استفاده که شخصاً شاهد آن بوده‌اید باید گزارش شوند.

پس از دریافت گزارش چه اتفاقی می‌افتد؟

پس از دریافت گزارش، ما آن را بررسی کرده و در صورت نیاز تحقیقات آغاز می‌شود. اگر تقلب یا سوءاستفاده تأیید شود، مدیریت مطلع خواهد شد و اقدامات اصلاحی انجام می‌گیرد. همچنین گزارشی با توصیه‌هایی برای اصلاح نقاط ضعف کنترلی صادر خواهد شد.

از چه راه‌هایی می‌توان گزارش را ارائه داد؟

می‌توانید نگرانی‌های خود را به صورت ناشناس از طریق راه‌های زیر اعلام کنید:

1. از طریق وب‌سایت
2. از طریق ایمیل: whistleblower@samana-group.com (ایمیل را به صورت ناشناس ارسال کنید)
3. شماره تلفن رایگان: 0097145595280 (دسترسی ۲۴ ساعته)
4. ارسال پستی: دفتر مرکزی – طبقه چهارم، ساختمان شماره ۷، بی اسکوئر، بیزنس بی، دبی، امارات متحده عربی