Übersicht: Die Whistleblowing‑Richtlinie fördert ethisches Verhalten, Rechts‑ und Regeltreue sowie Transparenz bei der SAMANA Group. Mitarbeitende werden ermutigt, Bedenken über kriminelle Aktivitäten, Gesundheits‑ und Sicherheitsrisiken, Fehlverhalten oder Vertuschung zu melden. Meldungen erfolgen zunächst an Linienvorgesetzte oder die Personalabteilung – Vertraulichkeit ist gewährleistet.

Ziele der Richtlinie:

1. Höchste Standards für Geschäftsethik und Verhalten aufrechterhalten.
2. Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften.
3. Transparente Kommunikation gewährleisten.
4. Ein Umfeld schaffen, in dem Bedenken geäußert werden.
5. Mitarbeitende motivieren, mutmaßliches Fehlverhalten zu melden.
6. Anleitung zum Vorgehen bei Meldungen geben.

Meldbare Angelegenheiten: Mitarbeitende, Lieferanten und Partner sollen folgende Fälle melden:

1. Betrug / Diebstahl von SAMANA‑Ressourcen.
2. Unangemessene Verwendung oder Ausgabe von SAMANA‑Mitteln.
3. Verstöße gegen SAMANA‑Richtlinien oder Machtmissbrauch.
4. Amtliches Fehlverhalten, Interessenkonflikte, Bestechung, Beschwerden von Lieferanten/Verträgen zu Betrug/Bestechung.
5. Fälschung von Dokumenten oder unethisches Verhalten.
6. Jegliche Bedrohung der Mitarbeitersicherheit/–gesundheit oder umweltschädliche Handlungen.

Meldung einer Concern:

1. Website: anonyme Meldung.
2. E‑Mail: whistleblower@samana‑group.com (anonym).
3. Kostenfreie Hotline: +971 4 559 5280 (24/7).
4. Kurierpost an: Audit & Assurance Department, Hauptsitz – 4. OG, Gebäude 7, Bay Square Business Bay, Dubai, Vereinigte Arabische Emirate.

Vertraulichkeit:

SAMANA verpflichtet sich, die Identität von Hinweisgebern zu schützen und die Vertraulichkeit aller Meldungen sicherzustellen. Hinweisgeber sollen die Details vertraulich behandeln, um die Integrität der Untersuchung zu wahren.

Hotline – Fragen & Antworten

Wozu dient die Hotline?

Sie ermöglicht anonyme Meldungen zu Verdachtsfällen von Betrug oder Missbrauch zur unabhängigen Prüfung.

Wie wird meine Identität geschützt?

Es sind keine persönlichen Angaben erforderlich. Anrufe werden anonym angenommen, Emails anonym verarbeitet.

Wer betreibt die Hotline?

Die Abteilung Audit & Assurance betreibt die Hotline. Sie sichtet Meldungen und führt Untersuchungen durch. Bei Bedarf werden die zuständigen Behörden eingeschaltet.

Warum sollte man die Hotline kontaktieren?

Bei Betrug, Verschwendung oder Missbrauch erleiden wir alle – Mitarbeitende, Lieferanten und Partner – Schaden.

Wann sollte man melden?

Sobald ein Vorfall bemerkt wird. Je länger man wartet, desto schwieriger ist das Nachverfolgen.

Welche Informationen sind hilfreich?

1. Beschreibung des Vorfalls.
2. Betroffene Behörde, Abteilung oder Personen.
3. Nachweise und deren Aufbewahrungsort.
4. Datum, Uhrzeit, Namen, Orte.

Was kann gemeldet werden – und was nicht?

Keine allgemeinen Beschwerden, Anregungen oder persönlichen Anliegen. Nur konkrete Fälle von Betrug, Verschwendung oder Missbrauch, die Sie beobachtet haben.

Was passiert nach der Meldung?

Wir prüfen den Hinweis, führen gegebenenfalls Untersuchungen durch. Wenn die Vorwürfe bestätigt werden, informieren wir das Management, ergreifen Korrekturmaßnahmen und erstellen einen Prüfbericht mit Empfehlungen zur Stärkung der Kontrollen.

Wo melden?

Anonym über Website, Email: whistleblower@samana‑group.com, kostenlose Hotline: +971 4 559 5280 (rund um die Uhr), oder Kurierpost an oben genannte Adresse.